Top 10 vergadertips

Je wilt effectief vergaderen;
zo min mogelijk tijd verspillen en maximaal resultaat.

Tijd dus voor de top 10 Nyenburg 1880 vergadertips:

Tip #1
De juiste voorbereiding

Bepaal van tevoren de agenda en stuur deze naar degene die aanwezig zullen zijn.
Zo zal er niet snel een misverstand ontstaan over wat er besproken gaat worden.
Tijdens de vergadering mogen geen nieuwe agendapunten ingediend worden,
zorg dat iedereen dit duidelijk heeft doorgekregen.

Tip #2 
Geef de juiste agendapunten prioriteit

Zijn er veel agendapunten op je lijst te vinden, maar is er niet genoeg tijd om al deze punten te behandelen? Zet dan punten met minder urgentie op de lijst voor de volgende vergadering.
De belangrijkste agendapunten krijgen voorrang.

Tip #3
Kies een voorzitter

Kies een voorzitter. Deze voorzitter bereidt de vergadering voor en bepaalt een begin- en eindtijd. Per agendapunt wordt bepaald hoe lang deze behandeld kan worden. Op die manier weet de voorzitter of er gas gegeven moet worden om het uitlopen van een vergadering te voorkomen. De tussentijden staan ook op de vergaderagenda. Overzicht is belangrijk!

Tip #4
Begin op tijd en zorg dat alles klaar staat

Is het tijd om de vergadering te starten, maar is nog niet iedereen aanwezig? Gewoon beginnen. Laatkomers hebben in dit geval gewoon pech. Zorg dat je op tijd begint, want tijd is voor alle aanwezigen kostbaar.

De voorzitter zorgt er voor dat alles aanwezig is om de vergadering soepel te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan een beamer, kwaliteitskoffie, thee en eventueel wat broodjes. 
Vooral apparatuur zal op tijd gecontroleerd dienen te worden: is er een stopcontact beschikbaar, werkt de laptop samen met de beamer etc.

Tip #5
Maak het niet te lang; maximaal 1,5 uur

Een vergadersessie wil je liever niet langer dan 1,5 uur laten duren.
Ons brein heeft maar een beperkte aandachtsspanne, dus zorg voor voldoende pauze en afwisseling en ga bijvoorbeeld wandelen in het groen rondom onze boerderij.
Na deze pauze kunnen de aanwezigen er weer tegenaan.

Tip #6
Wie is de notulist?

Een notulist is zeer belangrijk. De notulist maakt de aantekeningen en stuurt deze na de vergadering naar de aanwezigen. Zo heeft iedereen de afspraken helder. Houd het kort en bondig en bepaal per aanwezige de actiepunten. De notulist zorgt dat het duidelijk is wie welk actiepunt gaat opvolgen.

Tip #7
Houd de tijd bij, bijvoorbeeld op je telefoon.

Het zal vaker gebeuren dat een agendapunt uitloopt qua tijd, dit is niet wenselijk omdat dan andere agendapunten in de knel komen. Houd de tijd bij en neem actie als de tijd wordt overschreden.

Tip #8
Parkeer conficten

Er kan tijdens het behandelen van een agendapunt een conflict ontstaan. Dit is meestal niet voor iedereen relevant die deelneemt aan de vergadering. Als dit zo is, parkeer dit agendapunt dan. en plan deze later in met een kleiner groepje. 

Tip #9
Vraag toestemming bij uitloop

Stel dat de vergadering tot 13:00 uur zou duren, maar je weet als voorzitter dat de vergadering gaat uitlopen, vraag dan toestemming aan de aanwezigen of het uit mag lopen langer. Ga niet zonder toestemming van iedereen door.

Tip #10
Combineer de vergadering met lunch/diner en/of activiteit

Het is ideaal om een vergadering te combineren met een lunch/diner en/of een activiteit. Op die manier wordt een vergadering op een prettige manier afgesloten of is het een prettige break tussen 2 vergaderdelen in.
Bij Nyenburg 1880 hebben we meerdere mogelijkheden; ga lunchen of dineren bijHuub, maak een wandeling door het groen, of boek een activiteit bij Cirqulus

Vergaderen bij Nyenburg 1880

Een rustige, mooie ruimte met voldoende daglicht. Vergaderen was nog nooit zo ontspannen.